Anforderungen an eine Software für Planung und Organisation in der Revision
1. Prüfungsplanung
Eine Revisions-Software als unterstützendes Tool zur ein- bis mehrjährigen Prüfungs-planung muss in der Lage sein, mindestens die nachfolgenden Ebenen/Einflußfaktoren miteinander zu verknüpfen.
Um eine Prüfungsplanung sinnvoll auf die organisatorische Struktur eines Unternehmens abstimmen zu können, ist es notwendig, diese in der Planungssoftware abbilden und pflegen zu können.
Dabei muß es möglich sein, sowohl die fachliche, die hierarchische, als auch die räumliche Struktur aufzunehmen und in möglichst übersichtlicher Form darzustellen.
Zu diesen Einheiten der Konzernstruktur müssen Bezüge gebildet werden können, die in differenzierter Form Vorgaben für andere Planungsabschnitte geben. Beispiel:
- die Prüfung eines Materiallagers am Standort der Hauptverwaltung kann bei Aufkommen anderen Prioritäten leicht unterbrochen werden, befindet sich das Materiallager an einem anderen deutschen Standort, so wird man die Unterbrechung überdenken, bei einem außereuropäischen Standort wird die Unterbrechung eher unwahrscheinlich.
Bei Änderungen der Konzernstruktur müssen auch Änderungen der aufgenommenen Strukturen derart möglich sein, daß Bezüge übernommen oder - z.B. im Fall von Geschäftsfeldänderungen - neu ergänzt / gelöscht werden können.
Es sollte möglich sein, Prüfungsthemen zu formulieren und zu differenzieren.
So können z.B. Prüfungsthemen zu
- Pflichtprüfungen lt. Gesetz oder Behörde im Gegensatz zu frei geplanten Themen gesetzt werden;
- Reinen Ordnungsmäßigkeitsprüfungen oder zu Systemprüfungen führen;
- Klassischer ex-post oder projektbegleitender ex-ante Prüfungsdurchführung eingeordnet werden;
Die Orientierung der Prüfungsplanung am RiskManagement-Gedanken ist heutzutage ein sine-qua-non. Seit Einführung des KonTraG und Anpassung der Prüfungsvor-schriften aus dem HGrG kommen auf die Revision erweiterte Rechte und Pflichten zu. Die Risikoorientierung der Prüfungsplanung ist ein Standarduntersuchungsgegenstand externer Prüfer (Wirtschaftsprüfer, Rechnungshöfe etc.) und dient als Maßstab der Qualitätsmessung und -beurteilung.
Insofern muß ein Softwaretool hier entscheidende Hilfestellung zum Aufbau einer nach verschiedenen Risikoarten differenzierten Prüfungsplanung geben.
Verschiedene Risikoarten, ihre Gewichtung und ihre Beziehung zur Geschäfts-/Unternehmensstruktur sollten als Vorgabe wählbar sein, dazu sollten aber auch individuell formulierte Risikoarten einpflegbar sein.
Mögliche Risikoarten wären z.B.:
Unberechtigter Einblick
- Vertrauensverstoß ( z.B. Strategiepapiere, Lageberichte etc.)
- Datenschutz ( gegen BDSG, aber auch Personendaten i.e.S.)
Bearbeitungsfehler (d.h. Handlung ohne Vorsatz)
- Einmalfehler (klassischer Bearbeitungsfehler)
- Systemfehler ( Schwäche im IKS, DV-Plausibilität etc.)
-Verfahrensfehler (Schwäche im Ablauf, im Prozeß)
-Strategiefehler ( Fehlannahmen durch falschen Input etc.)
Unwirtschaftlichkeit
- Mittelverwendung ( Effezienzmängel, brachliegende Resourcen etc.)
- Mittelbeschaffung (Fehlinvestition, Fehldisposition)
Unberechtigter Eingriff / Manipulation ( d.h. Handlung mit Vorsatz)
- kaufmännisch ( Finanzmanipulation, Abrechnungsbetrug, Unterschlagung,
Vorteilsnahme etc.)
- dv-technisch ( Eindringen in geschützte Umgebung, Zerstörung oder Abänderung von Daten)
Diebstahl
- Sachwerte (klassischer Diebstahl von Anlage- und Vorratsvermögen, Geld, Schecks etc.)
- Daten ( Abzug von Unternehmensdaten, Kundenstämmen, Personaldaten etc.)
- know-how ( Werksspionage, Ausspähung )
- sonstiges ( z.B. Abwerbung von hochqualifizierten Mitarbeitern )
Je nach individueller Unternehmeslage sollten verschiedene Risikoarten benannt und mit Bewertungsfaktoren versehen werden können ("Schulnoten", 10-er-Skala o.ä.). Dabei sollte zischen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung unterschieden werden können.
1.4 Personalkapazität/-kompetenz
Wesentlicher Bestandteil der Prüfungsplanung ist die Personaleinsatzplanung der Revision. Dabei gilt es, die - insbesondere in kleineren Revisionsbereichen - sehr begrenzte Personalkapazität möglichst geschickt mit der Fachkompetenz der einzelnen Revisionmitarbeiter zu verknüpfen. Es sollte daher einpflegbar sein, welche Mitarbeiter mit welchen Soll-Zeiten ( Netto wie Brutto) zur Verfügung stehen, es sollten Einschränkungen ( Teilzeit, Erziehungszeiten) wie auch Erweiterungen ( Praktikanten, Assistenten auf Zeit, Spezialisten in zeitlich begrenztem Einsatz ) planbar sein.
Die Kompetenz eines Revisors enthält zwei wesentliche Faktoren: sein Erfahrungshorizont und seine fachspezifischen Kenntnisse.
Zum ersteren läßt sich eine Abstufung vornehmen z.B. in
Revisionsassistent: | arbeitet bei Prüfungen zu, erstellt Berichtsteile, stimmt Teilaspekte ab; |
Revisor/Prüfer: | führt selbständig Prüfungen durch, erstellt vollständige Berichte, stimmt alle Aspekte seines Berichtes ab; |
Prüfungsleiter: | übernimmt die fachliche und organisatorische Leitung kleinerer Prüfungsteams, koordiniert die Prüfungsansätze, stimmt zusammen mit seinem Team die Gesamtergebnisse einer Prüfung verantwortlich ab. |
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Die fachliche Kompetenz eines Revisionsteams ist normalerweise den branchenspezifischen Gegebenheiten des einzelnen Unternehmens unterworfen. Einige Merkmale zur Orientierung: | |
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DV-/IT-Revisor: | ist naturgemäß Spezialist und für die DV-/IT-Bereiche einsetzbar, ggf. auch unterstützend tätig für DV-Auswertungen, |
Kaufmännischer R.: | Allrounder für alle allgemeinen kaufmännischen Bereiche, bedingt einsetzbar in branchenspezifischen Spezialbereichen, |
Fachrevisor: | In vielen Branchen ist ein auf spezielle, aber unternehmensbedeutende Bereiche bezogener Revisor erforderlich, dieser kann nur sehr bedingt für andere Aufgaben eingeplant werden. |
Zu den begrenzeten Mitteln, die in der Planung zu berücksichtigen sind, gehören neben den "Humanressourcen" insbesondere auch die Sachmittel i.w.S.
Insbesondere bei den Revisionen mit Schwerpunkt Prüfung in- und / oder ausländischer Niederlassungen sind die Reisekosten eine Planungsfaktor.
Ein weiterer Kostenfaktor, der für die Qualität der Revsionsarbeit prägend ist, ist der effektive Einsatz von Schulungskontingenten. Hier sind sowohl der Kosten der Schulung (Seminare, Fachtagungen etc.) zu planen, sowie deren Nebenkosten (Anreise, Unterbringung), aber auch die Zeitanteile sind zu berücksichtigen, die von der effektiven Prüfungszeit abgehen.
Desweiteren ist die Ausstattung mit DV-Mitteln, also Hardware, Software, laufende Kosten sowie ggf. Wartungskosten - je nach unternehmensinternen Gepflogenheiten - ein notwendig zu planender Faktor.
Planbar müssen auch Unterstützungsleistungen sein, die z.B. in Form von Beraterleistungen etc. anfallen.
Zu den modernen Prüfungsverfahren gehört auch die Abkehr von der Einzelfall- (=Einzelfallbearbeitungs-)sicht hin zur Prüfung von Prozessen und Prozeßketten.
Diese Vorgehensweise muß planerisch berücksichtigt werden, da abgesehen vom inhaltlich sinnvollen Verknüpfen von Einzelansätzen auch bezüglich des Personal- und Sachmitteleinsatzes Synergieeffekte entstehen.
2. Prüfungsdurchführung / Berichtschreibung
Die Darstellung der einzelnen Teile des Tools sollte aktuellen GUI-Standards entsprechen, d.h., daß eine Baumstruktur die Übersicht und den direkten Zugriff unterstützt. Die beschriebenen Strukturen finden sich in hierarchischer Ordnung als Ordner/Symbole wieder , die grafisch erkennbare Verzweigungen zu Details zulassen.
Die Prüfungsdurchführung wird durch die Möglichkeit unterstützt, auf hinterlegte Dateien ( z.B. Word-Dokumente, Excel-Sheets, Powerpoint-Präsentationen etc. ) zuzugreifen und diese in die aktuelle Arbeit nach Bedarf einzubinden.
2.3 Import von Standardbausteinen
Die Erstellung des Abschlußberichts wird durch vorformulierte Standardbausteine erleichtert, die einmalig hinterlegt werden, um dann jederzeit aus verschiedenen Prüfungen heraus als Textbausteine ( z.B. zu den allgemeinen Angaben ) Vverwendung zu finden.
2.4 Export von Maßnahmen
Maßnahmen oder Empfehlungen des Revisionsberichtes sollten automatisch in eine Follow-Up-Datenbank übernommen werden können. Dabei sind Daten wie die Bezeichnung der Prüfung, eine laufende Nr. der Maßnahme, deren Inhalt sowie ein Soll-Datum zur Umsetzung und ein Ansprechpartner/Verantwortlicher für die Umsetzung anzulegen.
Zu einem lebenden System gehört auch die Fähigkeit zu lernen. Daher muß es möglich sein, im Rahmen der Prüfungsdurchführung Aktualisierungen der Jahresplanung und der Kapazitätssteuerung vorzunehmen.
2.6 Schnittstelle zur Risikobewertung
Risiken, die als Eingangsgröße für die Gewichtung der Prüfungseinsätze herangezogen werden, sind nicht als statische Größe anzusehen, sondern verändern sich durch die von der Revision veranlaßten Maßnahmen. Von daher ist es nur konsequent, daß eine Wechselwirkung zwischen veranlaßten und umgesetzten Maßnahmen und der Einschätzung der Risiken besteht. Erfolgreich umgesetzte Maßnahmen werden ursprünglich kritisch eingeschätzte Risiken mindern, so daß das Prüfungserfordernis im betroffenen Bereich aktuell geringer wird.
2.7 Schnittstelle Berichtsdatenbank
Die laufende Prüfungsdurchführung wird wirkungsvoll unterstützt durch den Zugriff auf bestehende Berichte, die zu Vergleichszwecken, als Erfahrungsgrundlage und zur argumentativen Kontinuität herangezogen werden können.
Verwaltung der realisierten Prüfungen
Prüfungstammdaten
Datenredundanzen sollten vermieden werden. Es sollte möglich sein, die Prüfungstammdaten aus der Prüfungsplanung zu übernehmen und um Daten der Realisierung und Überwachung zu ergänzen.
Ausserdem sollten die Daten der realisierten Prüfungen automatisch für weitere Auswertungen, wie z.B. die Prüfungslandkarte (siehe 3.1.4 Auswertungen) zur Verfügung stehen.
Statusverfolgung
Ein Statusfeld für die Verfolgung des aktuellen Status einer Prüfung sollte enthalten sein. Es kann laufend geändert werden. Die Definition der Stati sollte frei wählbar sein. Folgende Stati sind mindestens erforderlich:
· geplant,
· in Arbeit,
· veröffentlicht.
Zeit- und Kostenüberwachung
Die Erfassung der Planzeit in Tagen oder Wochen sollte bei der Prüfungsplanung erfolgen. Nach Durchführung der Prüfung ist diese abzurechnen und der tatsächliche Zeitverbrauch zu erfassen. Ein Soll-/Istvergleich zeigt ggf. Handlungsbedarf auf.
Ein Soll-/Istvergleich sollten zudem auch für Kosten möglich sein.
Risikobewertung
Gesamtbeurteilung
Jede Prüfung solllte mit einer Gesamtbeurteilung anhand der Ampelfunktion rot-gelb-grün versehen werden. Die Gesamtbeurteilung dient als Grundlage zur Risikobewertung für die folgende Prüfungsplanung.
Die Kriterien für die Beurteilungen "rot", "gelb" und "grün" sind frei von jeder Revisionsabteilung wählbar.
Status der Realisierung der Maßnahmen
Es sollte möglich sein, den Status der Realisierung der Maßnahmen einer Prüfung gesamthaft anhand der Ampelfunktion rot-gelb-grün zu ersehen. Sobald alle Maßnahmen einer Prüfung erledigt sind, zeigt das Feld "grün" an. Der Status "gelb" oder auch "rot" ist abhängig von den Bewertungen der Maßnahmen und wird berechnet.
Auswertungen
Prüfungslandkarte
Die Prüfungslandkarte zeigt alle realisierten Prüfungen je Standort/Gesellschaft und Prüfungsachgebiet auf. Lücken in der Prüfungslandkarte können potentiellen Prüfungsbedarf zeigen, der allerdings zunächst einer Risikobewertung unterzogen werden sollte.
Weitere Auswertungen
Flexible und unterschiedliche Auswertungen nach bestimmten Kriterien sollten individuell festlegbar sein.
Die Auswertungen sollten als Download in verschiedene ASCII-Formate oder Ausdruck zur Verfügung stehen.
Planung Folgejahr/e
Die Prüfungslandkarte stellt eine Basis für die Risikobewertung dar, die der Prüfungsplanung der Folgejahre zugrunde liegt.
Follow Up
Überwachung
Der Follow Up ist der zweite Teil jeder Prüfung und somit unverzichtbar. Es handelt sich um ein weitgehend standardisiertes Verfahren. Deshalb ist es essentiell, ein automatisiertes Verfahren zu schaffen um maximale Zeitersparnisse zu realisieren.
Die Maßnahmen werden detailliert überwacht und verfolgt. Aus dem Bericht werden alle Maßnahmen mit Angabe der Verantwortlichen, Realisierungstermin, Risikobewertung und Priorität aus dem Bericht übernommen (siehe auch 2.4 Export von Maßnahmen).
Eine automatische Terminverfolgung aller noch nicht erledigten Maßnahmen ist enthalten, die es ermöglicht "per Knopfdruck" die zur Verfolgung anstehenden Maßnahmen versandfertig aufzubereiten und als Ausdruck oder als Download zur Verfügung zu stellen.
Status
Der Status jeder Maßnahme wird manuell fortgeschrieben, nachdem sich der Zustand verändert hat. Verschiedene Merkmale wie "erledigt", "in Arbeit", "verschoben", etc. sind Grundlage für den Follow Up.
Die Statusänderung der einzelnen Maßnahmen ändert die Gesamtbeurteilung einer Prüfung und somit die Prüfungslandkarte. Sobald alle Maßnahmen einer Prüfung erledigt sind, zeigt das Feld der Gesamtbeurteilung "grün" an. Der Status "gelb" oder auch "rot" ist abhängig von den Einzelbewertungen der Maßnahmen und wird berechnet.
Auswertungen
Unterschiedliche Auswertungen über noch unerledigte Maßnahmen werden auch an externe Stellen, wie Geschäftsführung und Vorgesetzten, weitergeleitet.
Deshalb stehen verschiedene statistische Auswertungen und flexible Auflistungen über den aktuellen Status der Maßnahmen nach unterschiedlichen Kriterien zur Verfügung. Die Daten werden als Download in verschiedene ASCII-Formate oder als Ausdruck bereitgestellt.
