Die Koordination der Arbeitskreissitzungen erfolgt durch den Leiter des DIIR-Arbeitskreises.
Die Arbeitskreissitzung findet dreimal jährlich an wechselnden Orten statt. Themen hierfür können von den Teilnehmern jeweils bis acht Wochen vor dem Arbeitskreistag benannt werden. Diese Themen werden dann allen Teilnehmern mit der Tagesordnung zur Vorbereitung zugesandt.
Die Einladung zu den Treffen erfolgt über die Arbeitskreisleitung.